Kulüp İşleyişi Hakkında
Sevgili Öğrencilerimiz,
MEF Üniversitesi, Öğrenci Kulüpleri ve Toplulukları ile sizleri profesyonel hayata hazırlarken topluma ve çevreye yararlı projeler üretebileceğiniz, kültürel, sosyal, eğitim, girişimcilik, sosyal sorumluluk, liderlik konularında etkinlikler düzenlemenize fırsat verir.
Bu etkinliklerle kişisel gelişiminize, takım çalışması, dayanışma, sosyal ilişkiler, sorumluluk bilinci gibi değerler kazandırır.
Siz öğrencilerimiz ilgi duyduğunuz, katkıda bulunmayı düşündüğünüz hali hazırda var olan kulüplere üye olacağınız gibi, ilgi alanlarınızı kapsayan ama henüz kurulmamış yeni kulüpler ve topluluklar da oluşturabilirsiniz.
Kulüplere Üye Olma Hakkında:
Üniversitemiz Web Sitesi , Öğrenci Dekanlığı bölümünde Öğrenci Kulüpleri sayfasında yer alan kulüpleri inceleyip, kendinizi ait hissedeceğiniz bir kulüple iletişim kurabilir, üyelik başvuru formunu talep edebilirsiniz.
(Kulüpler hakkında bilgiyi, Dekanlık-Öğrenci Kulüpleri -Kulüp isimleri üzerine tıklayarak geçeceğiniz Instagram sayfalarından edinebilirsiniz.
Yeni Kulüp /Topluluk Kurma Hakkında:
Listede yer alan kulüpleri inceledikten ve amaçlarını öğrendikten sonra yeni bir çalışma alanı ile ilgili bir kulüp kurabilirsiniz.
Bunun için öncelikle Öğrenci Dekanlığı ile görüşmeniz gerekecektir.
Fikriniz olumlu karşılanırsa, yine web de Öğrenci Dekanlığı altında Kulüpler Yönergesini incelemek, birlikte çalışacak bir grup belirlemek, yönergeye uygun
Kulüp kurma şartlarını yerine getirmek, Kulüp Kurma Formunu doldurup Öğrenci Dekanlığına onay için sunmak atılacak ön adımlardır.
Kulüpler Yönergesi, Örnek tüzük, Kulüp Kurma Formu
Kulübünüz onaylandıktan sonra yine dekanlık aracılığı ile üye alımı konusunda tüm üniversiteye duyuru yapabilirsiniz.
Özet Olarak Kulüp Kurma İşlemleri:
- Fikir sunma
- “Kulüp Kurma Talep Formu” nu düzenleme
- Kulüp Yönetim Kurulunu oluşturma, üyeler arasında sorumluluk alanları belirleme. (Örnek: sayman, dış ilişkiler, iç ilişkiler, sekreter vs.)
- Danışman belirlemek (kulübe rehberlik edecek akademik danışman)
- Tüzüğünü hazırla (Kulüpler Yönergesini ve gerekirse örnek tüzüğü inceleyerek)
- Tüm belgeleri Öğrenci Dekanlığına göndermek
Kulübün kurulma kararı kuruldan alınan onayla gerçekleşir ve başvuran gruba bildirilir.
Onaylanan Kulübün İşleyiş Süreci
Onaylanan Kulübe üye alımı için yine dekanlığın desteği ile, duyuru metni/görseli tüm öğrencilerle paylaşılır. Üye kabulünden sonra kulüp yıllık veya (eğer yarı dönemde kurulduysa) dönem için etkinlik planı hazırlar, tasarımını tamamladığı kulüp logosu ile birlikte dekanlığa sunar.
(Yeni kurulan kulüpler kulüp bütçesi talebini ancak bir sonraki dönemde yapabilir).
Kulüp e-posta adresi edinmek için dekanlığa talep gönderilir.
Etkinlik Hazırlama süreci:
Öğrenci Dekanlığına etkinlik konusu ve konuşmacılar için fikir sorulur.
(Seçilen konunun özelinde diğer kulüplerin amaç ve bire bir planları ile örtüşmemesi için özen gösterilir.)
Kulüp Danışmanının onayı alınır.
Etkinlik Talep Formu Doldurulur.
Google File eklenen talep formu onaylandıktan sonra duyuru için hazırlıklar tamamlanır.
Etkinlik yüz yüze yapılacaksa sınıf rezervasyonu Öğrenci Dekanlığı tarafından yapılır.
Online yapılacaksa gerekli zoom linki kulübün program görevlisine Öğrenci Dekanlığı tarafından program öncesi iletilir.
Etkinliğin ekran, BB, ve Dekanlık Etkinlik Takviminde yer alması için kulübün hazırladığı duyuru tasarımı dekanlığa gönderilir.
(Tüm tasarımlarda kulüp ve MEFCLUBS logoları mutlaka yer almalıdır.)
Söz edilen bu işlemler tamamlanıp onay alındıktan sonra kulüp, duyurusunu Sosyal Medyada paylaşır.
Etkinlik Günü/Saati:
Kulüp başkan ve YK üyeleri/kulüp çalışma grubu, kulüp için rezerve edilen
Salon/sınıf veya alanda program başlangıcından en geç 30 dakika önce hazır bulunur ve son ihtiyaçları belirler. Gelen katılımcıları karşılar. Programın büyüklüğüne göre kayıt alır. Gelecek konuk konuşmacı/lar için tüm hazırlığı tamamlar.
Etkinlik sona erdikten en geç iki gün içinde program esnasında çekilen görselleri ve Etkinlik Değerlendirme Formunu Etkinlikler Dosyasındaki Değerlendirme bölümüne ekler.
Kulüp Harcamaları Hakkında Önemli Bilgi:
Eğitim yılı başında yıllık faaliyet planı ve tahmini bütçe çalışmasını sunan kulüplerin öncelikle, geçmiş dönemde gerçekleştirdiği etkinlikler ve bütçe kullanımı değerlendirilir.
Kulüplerin etkinlik için harcamaları üst yönetimin onayı ile belirlenen kulüp bütçesi dahilinde yapılır.
- Programların gerçekleşmesinde ürün/malzeme
- Tüm alım-satımlar üniversite Satın Alma Birimi tarafından yapılır.
- Satın alınacak/sipariş edilecek ürünler için talepler formla birlikte Öğrenci Dekanlığına en geç 10 gün önce bildirilmelidir.
- Öğrencilerimizin onaysız, kendi olanakları ile satın aldıkları ürünler için kulüp bütçesinden geri ödeme yapılmaz.
- Çok istisna durumlarda ve önceden onay alınarak program için gerekli ürünler kulüp tarafından sipariş edilirse:
(Bununla birlikte öğrenciler tarafından yine nadir durumlarda harcama yapılacaksa, ödendi belgesi/fatura mutlaka MEF Üniversitesi adına olmalıdır.)
- Kulüpler üyeleri için düzenledikleri yemek davetleri, kahve toplantıları harcamalarını kulüp bütçesinden karşılamaz.
Program Planlanmadan önce Önemli Hatırlatmalar:
Öğrenci Dekanlığı, kulüplerinin programlarını planlamada paylaşım, dayanışma, katılımı ve deneyimi arttırma, programı zenginleştirme amacı güderek diğer (MEF Öğrenci Kulüpleri) kulüpler ve hatta bölgedeki kardeş üniversitelerle iş birliği konusunu oldukça önemsemektedir.
Bu bağlamda kuracağınız ortak çalışmalar memnuniyetle karşılanacaktır.